Rechnungseingang

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

So organisieren Unternehmen E-Mail-Eingang, Prüfung und Weiterverarbeitung.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Meine Firma
Rechnungsempfänger

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.

In der Praxis braucht es zusätzlich klare Zuständigkeiten: Wer prüft Absender, Inhalt und Fälligkeit? Wo wird der strukturierte Originalteil aufbewahrt? Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung?

Ein robuster Rechnungseingang

Zentrale Adresse

Eine eindeutige Rechnungsadresse verhindert, dass Dateien in persönlichen Postfächern verloren gehen.

Sichtprüfung und XML

Bei ZUGFeRD sowohl die lesbare Darstellung als auch die strukturierten Daten beachten.

Original erhalten

Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Empfangsprozess einrichten

  1. 1

    Rechnungs-E-Mail-Adresse kommunizieren.

  2. 2

    Prüf- und Freigabeprozess definieren.

  3. 3

    Originaldatei geordnet archivieren und verbuchen.

Häufige Fragen

Brauche ich ein Empfangsportal?

Für B2B-E-Rechnungen ist kein bestimmtes Portal vorgeschrieben; ein E-Mail-Postfach kann genügen.

Muss ich als Kleinunternehmer empfangen können?

Ja. Die Empfangsbereitschaft gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer.

Was bewahre ich bei ZUGFeRD auf?

Die übermittelte Originaldatei einschließlich des strukturierten XML-Teils sollte unversehrt erhalten bleiben.

Fachliche Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung. Die Inhalte sind allgemeine Informationen und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Passende Ratgeber

E-Rechnung online erstellen
Erstelle eine maschinenlesbare E-Rechnung für deutsche Geschäftskunden als hybrides ZUGFeRD-PDF.
XRechnung erstellen: Was Unternehmen wissen müssen
Verstehe den Unterschied zur ZUGFeRD-Rechnung und wähle das passende E-Rechnungsformat.
E-Rechnung-Pflicht: Fristen bis 2027
Die Übergangsfristen für deutsche B2B-Rechnungen verständlich zusammengefasst.
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Was beim Empfangen, Ausstellen und Wechsel zur Regelbesteuerung wichtig ist.