PDF vs. E-Rechnung

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Der Unterschied zwischen sichtbarem Dokument und strukturierten Rechnungsdaten.

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Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Ein normales PDF bildet eine Rechnung optisch ab. Buchhaltungssoftware kann die enthaltenen Angaben aber nicht verlässlich als normierte Datenfelder übernehmen.

Eine E-Rechnung stellt die relevanten Daten strukturiert bereit. ZUGFeRD löst den Übergang besonders praktisch: Die Datei sieht wie ein PDF aus, enthält zusätzlich aber ein maschinenlesbares XML.

Drei Dokumenttypen

Normales PDF

Visuell lesbar, aber ohne normierte strukturierte Rechnungsdaten.

ZUGFeRD

Hybride PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML.

XRechnung

Strukturierte XML-Rechnung ohne klassische PDF-Darstellung.

Vom PDF zur E-Rechnung

  1. 1

    Rechnungsdaten strukturiert erfassen.

  2. 2

    Geeignetes EN-16931-Format erzeugen.

  3. 3

    Datei prüfen und als Original übermitteln.

Häufige Fragen

Wird ein PDF durch OCR zur E-Rechnung?

Nein. Texterkennung ersetzt kein vereinbartes beziehungsweise normkonformes strukturiertes Rechnungsformat.

Ist ZUGFeRD weiterhin ein PDF?

Ja. Es ist ein PDF/A-3 mit zusätzlich eingebetteter XML-Datei.

Kann der Empfänger ZUGFeRD wie gewohnt öffnen?

Ja. Der sichtbare PDF-Teil kann mit üblichen PDF-Programmen gelesen werden.

Fachliche Quelle: Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung. Die Inhalte sind allgemeine Informationen und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

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